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Comment transformer un séminaire de 120 personnes en webcast ?

Comment transformer un séminaire de 120 personnes en webcast ?

Le challenge est dans l’ère du temps. Il n’en est pas moins conséquent. Il s’agissait d’organiser un séminaire pour une centaine d’adhérents de la Confédération de l’Artisanat et des Petites Entreprises du Bâtiment (CAPEB) de la région Auvergne-Rhône-Alpes.

Planifié en 2020, annulé pour cause de crise sanitaire, puis reprogrammé et repensé, l’évènement prenait une nouvelle ampleur. Il devait se tenir en distantiel, avec des artisans connectés depuis chez eux et des sous-groupes présents dans les confédérations départementales. Or, malgré cette contrainte, le mot d’ordre du client restait l’interactivité.

Notre objectif : jouer sur l’intelligence collective pour se poser la question « comment la Capeb Aura peut recruter – puis satisfaire – les jeunes entrepreneurs du secteur autour de la problématique métier ».

Ma mission : animer le séminaire mais aussi préparer le conducteur millimétré de l’atelier de brainstorming permettant de faire émerger les meilleures propositions.

Heureusement, je n’étais pas seule pour y parvenir. Le secrétaire général de la Capeb Aura Hervé Terrasse et le président Dominique Guiseppin ont travaillé d’arrache-pied pour avoir un séminaire productif et inclusif.

« Si au départ le client nous a consulté afin de réaliser la captation vidéo de son évènement, nous avons rapidement eu une approche globale : comprendre, conseiller et structurer son événement pour maximiser l’impact du séminaire digital auprès de ses adhérents. »

Didier Dell’accio directeur de production de l’agence Imaé, qui a assuré la réalisation et la production audiovisuelle l’événement.

Avec les conseils avisés de l’équipe Imaé,  nous avons pu, sur le fond et la forme, traduire les enjeux du clients en un format d’événement digital :

  • attrayant et rythmé pour dynamiser les messages (scénographie, séquençage & création de médias… ) ,
  • participatif et engageant malgré la barrière digitale (via des solutions digitales ergonomiques et collaboratives pour animer les différentes étapes du Brainstorming).

« Imaé était missionné sur la partie technique et Morgane a assuré le contenu, notamment des ateliers de brainstorming. En amont,dans le cadre de cette préparation, j’ai apprécié sa disponibilité, son regard extérieur à la Capeb ainsi que ses conseils avisés. »

Hervé Terrasse, secrétaire général de la Capeb

Retrouvez l’interview croisée de Didier Dell’accio et Hervé Terrasse.

Ensemble nous avons réussi à proposer une journée de remue-méninge impliquant tous les participants.

Le jour J, un studio de diffusion et la régie étaient fin prêts pour une plénière digne des plateaux télévisés et de leurs duplex ! Remue-méninge, pitchs et échanges ont permis de répondre à la question que s’est posé la Capeb Aura. En une journée, il est vrai très travaillée en amont, une ligne directrice a émergée de manière collégiale et dynamique.

Encadré – Demandez le programme !

Au menu du séminaire en broadcast : un lancement officiel, suivi d’un atelier de remue-méninge le matin. Des animateurs d’atelier de brainstorming, pensé et rédigé par Reporters&Cie selon des méthodes inspirées du design thinking , de la formation et – bien sûr- du journalisme, ont été formé pour faciliter les échanges
Une fois les propositions construite dans les ateliers de remue-méninge, il fallait confronter les idées et ne retenir que la meilleure.

L’après-midi, un concours de pitchs s’est donc tenu en direct. Des votes en direct, grâce à un Beekast paramétré et géré par l’agence Imaé, a permis de faire émerger la proposition la plus efficace. Cette dernière sert désormais de piste de développement pour la Capeb Aura.

Pour rendre le tout digeste, de jolis pas de côté avec des saynètes improvisées ont permis de souffler et de rire un peu. La ligue d’improvisation Lyonnaise (la Lily, dont je suis fan) a ainsi apporté sa sagacité et sa touche d’humour.

L’objectif est atteint et les participants ont apprécié les efforts de ludification de l’évènement. Le président de la Capeb nationale Jean-Christophe Repon a salué l’initiative de Hervé Terrasse et Dominique Guiseppin et, au vu du résultat, souhaité développer ce format dans d’autres régions de la confédération.

Pour ma part, j’ai appris à développer ma compétence d’animation de séminaire participatif en webcast. J’ai aussi appris à utiliser un outil de brainstorming et d’animation comme Beekast pour arriver à produire des ateliers de réflexion à distance efficace. Enfin, et surtout : un grand merci à la Capeb Aura pour leur confiance, leur capacité à exprimer leur besoin-client avec exigence et précision pour nous permettre de proposer le meilleur.

 

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